Negatieve feedback krijgen kan een vervelende ervaring zijn. Het geven van feedback trouwens ook. Het gebeurt nog veel te vaak dat irritaties of het niet nakomen van afspraken niet bespreekbaar worden gemaakt onder collega’s. Managers kunnen er enorm tegenop zien om in een gesprek een negatieve beoordeling te moeten toelichten. Een slechte sfeer of matig verlopen functioneringsgesprek kan grote gevolgen hebben en in sommige gevallen zelfs leiden tot het vertrek van een belangrijke medewerker.

Waarom feedback zo belangrijk is

Er is iets vreemds aan de hand met het geven en krijgen van feedback. Het geven van feedback lijkt soms niet te passen bij onze cultuur, omdat er in veel bedrijven een sterk gevoel van gelijkwaardigheid tussen collega’s bestaat. Dat maakt het moeilijk om anderen ergens op aan te spreken. ‘Wie ben jij om mij ergens op aan te spreken?’ is een gevoel dat dan al snel ontstaat.

Ook al zijn we er niet blij mee, er zijn natuurlijk wel degelijk verschillen op de werkvloer. Stel je voor dat iedereen in een organisatie – ongeacht functie, prestaties, leeftijd of opleiding – hetzelfde betaald zou krijgen. Dat werkt niet erg motiverend.

Feedback krijgen is daarom een van de belangrijkste elementen van individuele en organisatieontwikkeling. Zonder feedback is er nauwelijks vooruitgang mogelijk. Om te kunnen groeien moet je weten waar je staat, in vergelijking met vroeger en in vergelijking met anderen. Je moet weten op welke punten je beter je best moet doen om aan de norm te voldoen.

Topsporters hebben het wat dat betreft makkelijk; het scorebord of de kleur van een medaille liegt immers nooit. In een gemiddelde kantoorbaan weet je soms minder goed hoe je ervoor staat. Zo kan het gebeuren dat een klant al lang en breed met de concurrentie in gesprek is, terwijl je zelf denkt een tevreden klant te bedienen.

Het belang van feedback geven en krijgen is dus enorm. Drie tips om elkaar van feedback te voorzien zonder dat de sfeer eronder lijdt.

Tip 1. Heldere verwachtingen scheppen maakt feedback geven makkelijk

Als je iemand harde feedback moet gaan geven ben je in zekere zin te laat. Bespreek voorafgaand aan de samenwerking gedetailleerd wat je van elkaar verwacht. Spreek over concreet gedrag. Leg uit waarom je bepaalde zaken belangrijk vindt, wat de samenwerking op moet leveren en wat ieders rol is in het bereiken van dit resultaat. Met heldere verwachtingen kan je halverwege al vrij goed zelf inschatten wat de stand van zaken is. Dat maakt een gesprek over de voortgang een stuk makkelijker.

Tip 2. Hard op inhoud, zacht op de relatie

De manier waarop de feedback wordt gebracht maakt het verschil. Bij elke vorm van communicatie wordt er een onderscheid gemaakt tussen de inhoud van een boodschap en de betrekking daarvan op de relatie tussen beide gesprekspartners. Het is mogelijk om iemand een inhoudelijk slechte boodschap te brengen, maar tegelijkertijd uit te stralen dat dit niet betekent dat je ook op persoonlijk vlak iets tegen de ander hebt. Om het simpel te verwoorden: spreek vriendelijk en rustig, draai er niet omheen, geef de ander de ruimte om te reageren en maak onderscheid tussen de inhoud van het werk en de persoon zelf. Hard op de inhoud en zacht op de relatie dus.

Tip 3. Wissel af tussen kritiek en complimenten

Zorg voor een goede balans tussen kritiek en complimenten. In Nederland vinden veel mensen het moeilijk om complimenten te geven en te ontvangen. In Zuid-Europese landen doen mensen dat veel meer, wat het ook makkelijker maakt om even lekker ruzie te maken. Als je vindt dat iemand goed werk heeft geleverd, zeg dat dan. Train jezelf erop om vaker een gemeend compliment te geven. Een compliment doet wonderen in de samenwerking. Je zult zien dat eventuele kritiek later op de weg dan veel makkelijker wordt aangenomen.