Competenties vormen de ruggengraat van strategisch talentmanagement, waaronder selectie, ontwikkeling en succession planning. Competenties zijn waarschijnlijk het meest bekend om hun rol bij het meten of iemand past bij een bepaalde functie of functieniveau. Maar in feite hangt het succes van elke fase van talentmanagement af van het feit of het competentieprofiel goed gedefinieerd is.

In dit artikel beantwoorden we veelgestelde vragen over competenties, en laten we zien hoe je een effectief competentieprofiel kunt maken.

Zo definiëren we competenties

Wat zijn competenties precies en hoe passen we ze toe? Competenties zijn een reeks gerelateerde gedragingen, vaardigheden en capaciteiten die verband houden met effectieve prestaties. Een goed geconstrueerde competentie bestaat uit vier elementen: (1) een duidelijke titel, (2) een definitie die de aard van de competentie beknopt beschrijft, (3) een set gedragsindicatoren die het vereiste gedrag van de competentie op een ondubbelzinnige, objectieve en waarneembare manier definiëren en (4) de competentie doet aanspraak op gedrag dat eenduidig is en daadwerkelijk meetbaar is (dus geen containerbegrip is).

Competenties toepassen in de praktijk

Op competentie gebaseerde beoordelingen worden gebruikt om het gedrag en de vaardigheden te meten die vereist zijn voor een bepaald functieniveau of een bepaalde functie. Competentiegedrag kan worden beoordeeld door het potentieel of de prestaties van een individu te meten.

Competenties meten met HFMtalentindex:

• Competentie potentieel: een voorspelling van het gedrag van een individu op een bepaalde competentie, gebaseerd op zijn/ haar onderliggende persoonlijkheidskenmerken.
• Competentie performance: een indicatie van de waargenomen prestaties van een individu op een bepaalde competentie, gebaseerd op feedback van meerdere beoordelaars. 

Individuele competenties worden gerangschikt en ondergebracht binnen categorieën of kaders. De volgende zaken zijn belangrijk als je een competentiebibliotheek wilt gaan gebruiken:

• Duidelijk gedefinieerde competentiecategorieën die op van elkaar onderscheidend gedrag zijn gedefinieerd en elkaar niet overlappen. Deze categorieën kunnen bijvoorbeeld operationele, interpersoonlijke, persoonlijke en conceptuele competenties zijn.
• Duidelijke definities voor elke competentie, zodat iedereen in de organisatie ze begrijpt.
• Uitgebreide gedragsindicatoren moeten objectief zijn, onafhankelijk van de context, zonder dubbelzinnigheid, containerbegrippen of dubbele bodems en toepasbaar op elke rol in de organisatie.

Een effectief competentieprofiel

Een competentieprofiel is een selectie van competenties en bijbehorend gedrag, die essentieel is voor prestaties binnen een bepaalde functie of functieniveau. Het identificeren van de juiste competenties is een essentieel onderdeel van een effectief profiel. Om dit te doen, moeten de rol zelf en de vereisten van die rol duidelijk worden gedefinieerd.

Zes tot acht competenties zijn genoeg om een goed competentieprofiel te vormen. Om goed onderscheid te kunnen maken tussen mensen is het belangrijk om alleen competenties die essentieel zijn voor de functie op te nemen in het profiel. Probeer functies van elkaar te onderscheiden door te vermijden dat je steeds weer dezelfde competenties kiest.

Fouten die veel voorkomen bij competentieprofilering:

• Te veel competenties - dit is vaak een indicatie van te veel verwachting van één rol of het overschatten van de capaciteit van een individu. Dit kan het gevolg zijn van selectie van competenties die niet is gebaseerd op rolvereisten, maar op de perceptie van de rol door een individu. Maar als het niet in de rolbeschrijving staat, hoort het waarschijnlijk ook niet in het profiel thuis.
• Competenties verwarren met constructen - emotionele intelligentie is bijvoorbeeld een bekend construct dat vaak vermeld wordt bij competenties. In plaats daarvan is het nuttig om te vragen: 'Welk gedrag moet het individu precies vertonen waaruit blijkt dat hij/zij over emotionele intelligentie beschikt?' 
• Knippen en plakken - organisaties lopen vaak in de val van het kopiëren van competenties over verschillende rollen heen. Wanneer het werkveld verandert, zouden de bijbehorende competenties dat ook moeten doen.

Profileringsaanpak 

Er zijn drie methoden die het meest worden gebruikt om tot maximaal acht competenties te komen:

De ‘gezond verstand’ aanpak:

Deze aanpak is gebaseerd op documenten zoals functiebeschrijvingen, en kennis die is opgebouwd over de rol en de eisen. Dit kan gebeuren met de hulp van belangrijke stakeholders, zoals betrokken partijen, managers of deskundigen op het desbetreffende gebied.

Nadat de informatie en input zijn verzameld, raadpleegt men de competentiebibliotheek. De vereisten van de rol worden vergeleken met relevant gedrag en relevante competenties. Een focusgroep is vaak een handige manier van werken om de op de shortlist geplaatste competenties te bespreken en vervolgens over het uiteindelijke profiel te beslissen.

Kwantitatieve aanpak:

Deze aanpak is meer gestructureerd. De input komt van meerdere stakeholders die een vragenlijst invullen, daarna worden de verkregen resultaten verzameld. Dat is vooral handig als een rol niet goed bekend is, als er nog geen functiebeschrijving beschikbaar is of als de belangrijkste stakeholders graag hun formele input geven.

Binnen het HFMtalentindex-platform volgt de Competentie Profiler-tool de kwantitatieve benadering. De HR-beheerder kan elke belanghebbende een gestructureerde vragenlijst sturen; deze vragenlijst leidt hen door een gestructureerd proces waarbij eerst de resultaten, taken en vereiste ervaring voor de rol worden beschreven, en ten slotte de vereiste competenties om deze resultaten te bereiken. Een voordeel van het gebruik van de Competentie Profiler is dat de verzamelde inzichten kunnen worden gebruikt om de functiebeschrijving voor de rol te maken of bij te werken.

Onderzoeksaanpak:

Deze op cijfers gebaseerde aanpak gebruikt gegevens van jouw organisatie om het ideale competentieprofiel te creëren. Het gaat om een onderzoekstudie, ook wel Success DNA-profiel genoemd, waarbij high-performers op een bepaalde rol worden beoordeeld om hun sleutelcompetenties te bepalen. De goed presterende groep wordt vervolgens vergeleken met een gemiddeld of ondergemiddeld presterende groep, om te bepalen welke competenties de belangrijkste rol spelen bij het kunnen behalen van de beste resultaten of prestaties. De verkregen lijst met competenties is een logische verklaring voor het succesvol kunnen zijn van een medewerker, omdat deze aansluiten bij de specifieke context en omstandigheden van de organisatie en de functie.

Vragen over competenties profileren? neem contact met ons op info@hfm.nl.